Se il tuo reparto eventi funziona bene, esso opera come un’azienda indipendente vera e propria. Di conseguenza anche il cash flow è importante. Di conseguenza, è essenziale poter incassare le fatture scadute. Non sorprende che le organizzazioni che ottengono i migliori risultati siano quelle che utilizzano metodi di raccolta collaudati. Ecco allora alcuni consigli su come far fronte a questa esigenza.
Metti in atto i sistemi e le politiche giuste
Per gestire efficacemente i tuoi “crediti”, è necessario disporre di sistemi in atto a tale scopo. Ad esempio, un sistema di pianificazione di riunioni ed eventi come quelle utilizzate da Mediatica Network tiene traccia di tutte le tariffe relative agli eventi e consente di generare e tenere traccia facilmente delle fatture.
È inoltre necessario disporre di politiche ben definite. Consideri una fattura “scaduta” e inizi il tuo impegno al giorno successivo alla data di scadenza? Oppure concedi una o due settimane (o più) di “periodo di grazia?” Addebitate una penale per il ritardo? Se cosi, a quanto ammonta?
Qualunque cosa tu scelga di fare va bene, ma devi spiegare le tue politiche a tutti coloro che utilizzano il tuo spazio a pagamento e applicare lo stesso standard a tutti i clienti. Mostrare favoritismi dando ai clienti preferiti un po ‘più di libertà può metterti nei guai.
Segui questi passaggi per migliorare la raccolta
I passaggi seguenti possono aiutarti a raccogliere più denaro dovuto alla tua organizzazione. Tuttavia, è importante notare che potrebbero esserci leggi sulle pratiche di riscossione nella tua zona ed è fondamentale che tu le comprenda prima di contattare le persone in merito a saldi e pagamenti scaduti.
- Documenta le tue politiche. Chiedi ai clienti di esaminare e firmare il tuo documento per indicare che comprendono le politiche.
- Invia uno o più promemoria. Contatta gli ospitanti della riunione a intervalli predeterminati dopo aver inviato una fattura per ricordare loro la data di scadenza del pagamento imminente
- Trova il giusto equilibrio tra fermezza e flessibilità nei tuoi sforzi di raccolta. Nei casi in cui alcune circostanze inevitabili hanno reso impossibile il pagamento puntuale per un cliente, è accettabile modificare i termini. Ma questa dovrebbe essere l’eccezione, non la regola. Se si gira la voce che dai una “estensione” a chiunque lo richieda, puoi star certo che più persone lo chiederanno!
- Usa comunicazioni sempre più dirette. La maggior parte delle organizzazioni inizia inviando una notifica e-mail sui pagamenti in ritardo. Quindi, possono inviare uno o più messaggi di testo e, infine, effettuare chiamate telefoniche. Il linguaggio che usi dovrebbe anche passare dalla verbosità di “promemoria amichevole” a dichiarazioni più chiare e concise.
- Evita di parlare di avvocati, ecc. Passare da richieste a comunicazioni che sembrano più “minacce” per i clienti è raramente produttivo. Inoltre, non vuoi fare nulla che possa essere definito “molesto”. Alla fine potresti dover cedere un account a un’agenzia di recupero crediti, ma enfatizzare questa possibilità in anticipo probabilmente allontanerà il cliente.
- Un’altra strategia che puoi utilizzare per ridurre le tue perdite è richiedere una percentuale o addirittura il pagamento completo in anticipo per gli eventi.
Stabilire un ritmo di raccolta
A nessuno piace fare lavori di raccolta. Ma un modo per renderlo meno sgradevole è stabilire un ritmo e riservare del tempo per inviare le e-mail e fare le chiamate. Allora sai semplicemente che ogni altro giovedì dalle 13:00 alle 16:00. (o qualunque sia la frequenza e la quantità di tempo richiesta) saranno spesi per contattare i clienti. E, naturalmente, il tempo e lo sforzo che dedichi alle raccolte ripaga sotto forma di fondi che porti e come questi soldi possono essere utilizzati per migliorare le tue operazioni.
